整理电子邮件并增加一周时间的 7 个步骤

整理电子邮件并增加一周时间的 7 个步骤


您每周在电子邮件上花费多少小时?

这是给您的挑战:从下周开始,记下您检查电子邮件的所有时间。

将其记在笔记本上或使用 Chrometa 等时间跟踪应用程序。 您可能会对时间加起来的速度感到震惊。

你还能用这些额外的时间做什么? 但是,电子邮件对于您的业务运营至关重要,那么您如何削减开支呢?

以下步骤超越了基础,向您展示了如何创建系统以进行组织并检查收件箱。 每周多花几个小时你会做什么?

以下是您可以找到的方法。

第 1 步:减少收到的电子邮件

看看通常会进入您的收件箱的内容。

如果您订阅了超过 5 封电子邮件通讯,那可能太多了。

尝试使用 Unroll.me 之类的工具来管理和减少您的订阅。 要无情地退订除最有用的新闻通讯之外的所有新闻通讯。

您的大部分电子邮件是来自客户的吗?

如果您有基于服务的业务,客户电子邮件通常会占用大量时间。

如果您提供服务,请考虑减少与您打交道的客户数量。 最好有两个客户每人支付 250 美元,而不是有 5 个客户每人支付 100 美元,因为每个客户的开销时间。

考虑提高价格并减少需要发送电子邮件的客户数量。

如果您发现自己一遍又一遍地回复类似的电子邮件,请在您的网站上发布常见问题解答以处理最常见的问题。 请务必从您的联系页面链接到您的常见问题解答和词汇表,并鼓励访问者在与您联系之前阅读它。 如果你不能减少电子邮件的数量,至少你可以更好地安排它们。

试试 Boomerang,它可以让您暂停电子邮件发送并分批接收。

第 2 步:管理期望

全天不断地查看电子邮件会对您的工作效率产生巨大影响。

根据科学研究,多任务处理可以降低 40% 的工作效率,甚至降低 10 分的智商。

降低工作质量可能会损害您的客户关系,而不是稍微延迟电子邮件回复。

如果您的客户习惯于您立即回复他们的电子邮件怎么办?

对电子邮件查询的快速响应可能是您业务的一大卖点。 但是,您无需整天强迫性地检查电子邮件就可以做出响应。 您只需要管理客户的期望并将他们培训到您的新时间表。

另请阅读——

他们认为的“紧急情况”通常不是。

首先,为自己制定一个时间表。 您可能决定每天只查看 2-3 次电子邮件,或者只在早上查看。

接下来,您需要让您的客户了解您的新政策,以及您通常需要多长时间才能回复电子邮件。 您可以通过以下方式训练您的客户期待您的新日程安排:

  • 在您的网站上发布您的政策。 在您的联系或支持页面上,让他们知道他们可以等待多长时间才能得到回复。
  • 与新客户共享欢迎包。 在您的欢迎包中,概述您的沟通政策:他们应该如何联系您,以及您何时回复。
  • 考虑设置电子邮件自动回复,让您的联系人知道您何时回复他们的电子邮件。
  • 切勿在非工作时间(如晚上和周末)发送或回复电子邮件。 这给人一种 24/7 可用性的印象。 相反,您可以安排在早上发送电子邮件。

对于现有客户,让他们亲自知道您正在更新您的政策。

旋转它作为对他们的好处!

亲 [client],

[Personalized greeting] 我正在与您联系,让您了解我的新电子邮件政策。

随着我的业务增长,我的首要任务是确保我继续为您提供优质的服务。 为了继续这样做,我正在更新我的沟通政策。 今后,我会检查我的电子邮件 [at these times].

我会在内回复您的电子邮件 [response time]. [Optional:] 如果您的邮件很紧急,您可以在电子邮件主题行中使用“紧急”一词,它会立即提醒我。 这项新政策将使我在处理您的项目时能够 100% 专注,而不会整天被电子邮件分心。

感谢您的业务。

如果您对这项新政策有任何疑问,请告诉我。

客户会欣赏您的专业精神和直率,很快就会习惯您的新响应时间。

第 3 步:组织和自动化

当您的收件箱里塞满了各种各样的电子邮件时,从客户通讯到时事通讯再到订单确认,您很难一一浏览。

它可能是压倒性的,它还会导致您更多地关注不相关的电子邮件,从而损害更重要的电子邮件。 Gmail 的选项卡式收件箱确实对此有所帮助,但您可以使用标签和过滤器对其进行更多组织。

例如,您可能会同时收到来自朋友和家人的个人电子邮件,以及来自您的企业的电子邮件,它们都混杂在“主要”选项卡中。

过滤器是你的朋友

如果您想自动分离出您的企业电子邮件以便确定它们的优先级,您可以轻松设置一个过滤器,将它们全部标记在“企业”下,以便您轻松对它们进行排序。

创建过滤器
只需使用搜索字段查找要标记的电子邮件,然后单击底部显示“使用此搜索创建过滤器”的链接。
应用标签过滤器
然后单击“应用标签”选项,然后选择您要使用的标签。

您可以尝试的另一个工具是 SaneBox,它会自动检测哪些电子邮件对您很重要,并将其余的电子邮件从您的收件箱中清除以备后用。

步骤#4:退出收件箱

您是否将电子邮件收件箱用作待办事项列表?

这不是最有效或可扩展的系统:电子邮件并非旨在成为待办事项列表。

您希望能够专注于要完成的任务,而不会被个人电子邮件分心。 相反,请尝试使用为待办事项制作的工具,例如 Asana、Trello 或 Todoist。

Asana 是一款免费且易于使用的项目管理应用程序。 您可以通过将任何电子邮件转发到 Asana 轻松地将其转换为任务。

如果您可以让您的客户使用 Trello 而不是电子邮件,则更容易保持井井有条,并将通信和文件保存在同一个地方 – 无需再在收件箱中寻找特定的消息或文件。

您可以使用 Yesware 或 Hunter Mail Tracker 等工具安排它在特定时间返回您的收件箱,而不是将电子邮件保留在收件箱中作为提醒。

猎人邮件追踪器
示例:Hunter MailTracker 帮助跟踪您的 Gmail。

步骤 #5:设置警报

您不必经常检查您的电子邮件,以查看您是否收到了一条重要消息或文件。 相反,使用 Gmail/Android 过滤和标签设置特定警报(或使用 IFTTT 设置文本警报)。

如果您使用 Gmail 和 Android 手机,您可以将手机设置为仅通知您某些电子邮件:

  1. 首先,创建一个过滤器(如上所示)以自动标记您正在等待的电子邮件。 您可以通过发件人、关键字、电子邮件是否有附件等来执行此操作。您可以将标签称为“通知”、“紧急”等。
  2. 在您的手机上,打开 Gmail 应用程序并导航到“设置”,然后选择您的电子邮件帐户。
  3. 确保选中“通知”复选框。
  4. 向下滚动并选择“管理标签”。
  5. 选择您的新标签。
  6. 同步您的消息并为该标签打开通知。
  7. 返回并确保未同步其他标签的通知,这样您就不会收到它们的通知。

而已! 现在,您只会在收到与您的过滤器匹配的新电子邮件时收到通知。

第 6 步:不要觉得有义务回答每个人

仅仅因为有人给你发电子邮件并不意味着你有义务回复。

这可能听起来很冷,但如果你在网上取得了任何成功,人们会开始给你发电子邮件并询问你的时间。

你可能想回答每个人,哪怕只是道歉并解释为什么你不能帮助他们。

但请记住:作为企业主,时间是您最宝贵的资源。 不要让自己对每个给你发电子邮件的人感到有义务。 你不欠每个人一个深入的回应。 “不”是一个完整的句子。

第 7 步:寻求帮助

示例:在 Fiverr 雇用的虚拟助理
示例:在 Fiverr 雇用的虚拟助理(在线查看)。

如果在完成所有这些步骤之后,您仍然在电子邮件上花费大量时间,您应该考虑获得帮助,以便您可以专注于经营您的业务。 有专门回复电子邮件的虚拟助手。

电子邮件可能会耗费大量时间,但并非必须如此!

无论您是自己做还是聘请帮助,起初整理收件箱都可能是一个耗时的项目。 一旦您的系统就位,它将为您节省大量时间——您可以将这些时间重新投资于运营您的业务。

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